Kommunikasjonsstrategi for Voss herad

Strategien skal også styrka den interne kommunikasjonen i Voss herad for å bidra til at organisasjonen når mål om at Voss herad er ein berekraftig kommuneorganisasjon, økonomisk robust med tenester på rett nivå

Kommunikasjon er eit verktøy som skal vera integrert i all planlegging, avgjerder og gjennomføring av oppgåver i heradet, både innan interne prosessar og tilhøve som gjeld innbyggjarar og andre eksterne aktørar.

Kommunikasjonsstrategien vektlegg at heradet må vera ein tydeleg og samanhengande avsendar, både i sitt visuelle uttrykk og i måten bodskapar blir formidla. Det skal nyttast eit klart og forståeleg språk, tilpassa målgruppene, for å sikra at informasjonen ikkje berre blir forstått, men også opplevd som relevant og tillitsskapande.

For å vera ein effektiv organisasjon er kommunikasjon internt avgjerande for å sikra god koordinering på tvers av einingane. Voss herad er ein stor og kompleks organisasjon, og for å unngå dobbeltarbeid og ineffektive prosessar er kommunikasjon eit viktig verktøy for betre koordinering og samhandling.

Strategien definerer kommunikasjon som ein del av leiaransvaret. 

Mål:

Strategien set følgjande mål for kommunikasjonsarbeidet:

• Byggja tillit: Voss herad skal framstå som profesjonell, påliteleg, skapande og inkluderande aktør i samfunnet.
• Styrka omdømme: Heradet skal framstå som ein attraktiv arbeidsgjevar for å rekruttera og beholda nødvendig kompetanse.
• Fremja lokaldemokratiet: Kommunikasjon skal leggje til rette for openheit og medverknad i offentlege prosessar. 
• Sikra ein god kultur for kunnskapsdeling og tilhøyrsle hjå tilsette: Alle skal vera i stand til å halda seg orientert om relevante tema på eigen arbeidsplass, og vera ein god kollega.

Tiltak:

Eigne kommunikasjonsplanar for endringar og prosjekt skal utarbeidast. Kommunikasjonsplanar skal sikra at kommunikasjon vert tatt i vare gjennom definerte mål og tiltak, tilpassa det enkelte prosjekt og prosess. Desse planane skal også klargjera kva bodskap som skal kommuniserast ut. Mal for kommunikasjonsplan er i vedlegg.

For å bygge tillit:

• Sikra open og transparent kommunikasjon i alle saker, inkludert utfordrande tema. Dette inkluderer rett bruk av sak- og arkivsystemet i sakshandsaminga, registrering av e-post og anna korrespondanse 
• Styrka relasjonen til media gjennom aktiv og regelmessig dialog.
• Utvikla og implementera ein krisekommunikasjonsplan for å handtere kritiske situasjonar på ein profesjonell måte. 

For å styrka omdømme:

• Synleggjera Voss herad sine verdiar og tilbod, med vekt på arbeidsgjevarrolla og tenestetilbodet.
• Aktivt informera om heradet si verksemd og ulike arbeidsplassar
• Bruke digitale og tradisjonelle kanalar for å marknadsføre kommunen som ein framtidsretta og innovativ arbeidsplass.

For å fremja lokaldemokratiet:

• Arrangera innbyggjarmøte og digitale folkemøte for å leggja til rette for brei deltaking.
• Gjera all relevant informasjon tilgjengeleg på kommunen si nettside, med spesielt fokus på klart språk.
• Aktivt informera om politiske saker til handsaming

For å sikra ein god kultur for kunnskapsdeling og tilhøyrsle hjå tilsette

• Byggja ein felles kultur og kjensle av tilhøyrsle
• Skapa forståing for endringar og retningsval
• Klargjera forventningar til korleis me kommuniserer med kvarandre
• Sikra god informasjonsflyt frå leiing til medarbeidarar, og omvendt
• Bruka interne kanalar på ein effektiv og samordna måte

Roller og ansvar

Rådmannen er øvste administrative leiar og har hovudansvaret for overordna kommunikasjon. Dette ansvaret kan delegerast til kommunal- og stabssjefar, som i sin tur kan peika ut fagansvarlege i saker som vedkjem dei enkelte områda.

Kommunikasjonssjef skal involverast tidleg i saker som krev planlegging av bodskap og val av kanal. Kommunikasjonssjef skal haldast orientert og vera involvert i saker som kan påverka omdømmet eller krev tiltak internt og/eller eksternt.

Leiarar har ansvar for kommunikasjonen innanfor sitt område, og vert oppmoda til å leita etter gode historier og døme på suksessar som kan verta brukt både som læring og skapa godt omdømme for både avdelinga og heradet.

Leiaransvaret innan kommunikasjon omfattar elles:

• Sjå til at informasjon oppdatert i interne kanalar, på heimesida og andre relevante plattformer.
• Sikra at Innbyggjarservice har tilgang til oppdatert og korrekt informasjon.
• Bidra til koordinering av bodskap på tvers av einingar, slik at informasjonen framstår heilskapleg for mottakarane.
   

Medarbeidarar er viktige representantar for kommunen i møte med innbyggjarar, kollegaer, pårørande og andre. Tilsette har eit sjølvstendig ansvar for å dela kunnskap til det beste for heradet. Medarbeidarar vert oppmoda om å vera opne, aktive og nysgjerrige i møte med både innbyggjarar, media og andre aktørar, og hjelpa til med å informera eller visa vidare til rett person.

Innbyggjarservice er navet i dialogen med innbyggjarane og andre som ynskjer kontakt med kommunen. Innbyggjarservice si rolle er å sikra at alle som tek kontakt får hjelp på best mogleg måte. Det føreset at alle bidreg til at avdelinga er godt oppdaterte på fagområde, kontaktpersonar og aktuelle hendingar. Innbyggjarservice er ei teneste for heile kommunen, og organisasjonen si evne til å støtta dei påverkar kommunen sitt omdømme.

Kanalstrategi

Ein effektiv og god kommunikasjon er avhengig av at rette kanalane vert nytta, ut frå kva bodskap og målgrupper ein har. Voss herad har ei rekkje kanalar, både internt og eksternt. Kanalane har ulike målgrupper og eigenskapar. 

Eksterne kanalar
Voss herad møter både innbyggjarar og andre eksterne via ei rekkje ulike kanalar, som folkemøte, i sakshandsaminga, på e-post og i møte. Det er venta at tilsette er opne, nysgjerrige om viser vilje til å hjelpa til i desse kanalane for at heradet framstår på ein tillitsskapande og profesjonell måte.

• www.voss.herad.no
  • Inneheld all informasjon om tenestene våre. Nettsida er også hovudkanal for alle nyhende som heradet publiserer.
  • Nokon få avdelingar har også eigne heimesider. Dette er avdelingar som kino, bibliotek, kulturskule og kommunale føretak. Eventuelle nye domene skal avklarast med innbyggjarservice.
• Sosiale media
  • Facebook, Instagram, LinkedIn mv. skal berre nyttast for å auka spreiinga av relevant informasjon frå til dømes heimesida. Eventuelle nye profilar/sider skal avklarast med innbyggjarservice. Voss herad legg ikkje til rette for ordskifte og meiningsbryting på sosiale media
• Media
  • Lokale, regionale og nasjonale media er viktige kanalar. Media er ikkje ei målgruppe i seg sjølv, men ein kanal ut mot publikum. Ved mediekontakt, sjå vedlegget Handbok i mediehandtering 

Interne kanalar

Interne kanalar er arenaer for felles kunnskapsdeling, samhandling på tvers av avdelingar og kjelder for å halda seg oppdatert om relevante tilhøve for organisasjonen. Rett bruk av sak- og arkivsystem vil forenkla kunnskapsdeling. Møte og e-post er sentrale arenaer, det er venta at tilsette brukar desse arenaene i tråd med god møtekultur og skikk og bruk for e-post.

• Compilo
  • Kvalitetssystem, som inneheld gjeldande rutinar, retningsliner mv.
• Teams
  • Samhandlingsverktøy 
• Nyheitsbrev
  • Vert publisert kvar fredag.
     

Det sentrale lovverket er kommuneloven § 4 og offentleglova.
Strategien skal bidra til at måla i kommuneplanen sin samfunnsdel vert nådd.