Prinsippa skal avklara roller og visa tydeleg retning for korleis kommunen skal opptre som eigar. Prinsippa kjem i tillegg til gjeldande lover på området. Vilkår kring eigarskapsstyring for det einskilde selskapet vert gjort i vedtekter, aksjonæravtalar eller eigarstrategiar.

Prinsipp for eigarskapsstyring i Voss herad

Kommunen sin eigarskap skal fremja samfunnsansvarleg forretningsdrift og berekraftig samfunnsutvikling. I selskap som kommunen har eigarinteresser i, skal all aktivitet kvila på same normer og etiske retningslinjer som for Voss herad. Kommuneplanen til Voss herad er tufta på FN sine berekraftsmål og selskapa våre skal arbeida for å dei FN berekraftsmåla som er relevante for dei.

• For dei selskap og eigardeler kommunen som eigar finn det relevant, skal eigarstrategiar utarbeidast. Selskapsvise eigarstrategiar skal gje klare og langsiktige mål for selskap/føretak. Styret er ansvarleg for at måla vert realiserte.
• For selskap som opererer i ein marknad skal det setjast opp utbyte- og avkastningskrav. For selskap som har andre spesifikt definerte mål, vil avkastningsforventingar verta erstatta av andre mål.
• Styret skal ha ein uavhengig kontrollfunksjon. Voss herad fremjar sine interesser overfor selskap gjennom generalforsamling, representantskap og eigarmøte.
• Godtgjersle til styra i selskapa skal vera på eit moderat nivå, men høgt nok til at det fremjar verdiskaping og er rimeleg ut i frå styret sitt ansvar, kompetanse, tidsbruk og kompleksiteten i arbeidet.
• Lønnsnivået for leiar i selskap der kommunen eig ein vesentleg del, skal liggja på eit konkurransedyktig nivå men ikkje vera lønnsleiande.
• Kapitalstrukturen i eit selskap skal vera tilpassa føremålet med eigarskapen og selskapet sin aktuelle situasjon.
• Det skal nyttast valkomité i samband med val av medlemer til styra. Styret skal vera kjenneteikna av kompetanse, kapasitet og mangfald ut frå eigenarten til selskapet/føretaket og kommunen sine mål med eigarskapen.
• Det skal vera opne forhold omkring eigarskapen til Voss herad og aktiviteten i selskapa.
• Voss heradsstyre har både eit tilsyn- og kontrollansvar for å sikra at kommunen når måla sine, at regelverket vert etterlevd og at det vert teke etiske omsyn. Tilsyn/kontroll vert utført gjennom blant anna rekneskapsrevisjon, forvaltingsrevisjon og selskapskontroll.

Styret si rolle og ansvar

Styret utøvar ein uavhengig kontrollfunksjon. Voss herad fremjar sine interesser overfor selskapa gjennom generalforsamling, representantskap og eigarmøte.

Val av styre

Styret har ansvar for forvaltning av selskapet. Styret syt for organisering, tilset leiar og fører tilsyn med dagleg leiing og selskapet generelt. Styret har ansvar for å følgja opp forventningar frå eigar til selskapet, i den samanheng legg eigar til grunn at styret greier ut om eventuelle avvik. Val av kompetent styre er avgjerande for best mogeleg forvaltning av verdiane i eit selskap, og er ei prioritert oppgåve frå kommunen si side.

Kunnskap må ofte arbeidast opp gjennom aktivt styrearbeid. For å skapa godt fungerande styre ynskjer Voss herad kontinuitet i styrearbeidet. Det vil sikra at opparbeida kompetanse ikkje forsvinn.

Styret skal som kollegium ha erfaring og kompetanse innanfor følgjande område:

• Kunnskap om aktiviteten i selskapet, under dette føremål, organisering, historie, forretningsområde, lover/forskrifter, strategi, avtalar m.m.
• Bransjekunnskap, under dette kunnskap om trendar og utviklingstrekk i bransjen og kunnskap om konkurrerande verksemder.
• Spesialkompetanse og erfaring innan område som juss, økonomi/finans/rekneskap, risikostyring, marknadsføring, HMS, tekniske fag mv.
• Leiarerfaring og kompetanse knytt til organisasjonsvise endringsprosessar.
• Kompetanse og erfaring knytt til offentleg forvaltning.
• Kompetanse og erfaring knytt til styrearbeid.
• Kjønnsvis balanse
• Ved val til styre, uansett selskapsform, vert styremedlem normalt valt for ein to-årsperiode i samsvar med hovudregelen i aksjelova.

Samansetning av styre/ representantskap

Heradsstyret vel kommunen sine representantar etter innstilling frå heradsstyret si valnemnd. Valnemnda skal nytta heradet sin database for styrekandidatar til kommunale verv i arbeidet med å finne relevante nye styremedlemmer. I si innstilling må valnemnda ta omsyn til selskap sine kompetansebehov i styret.

For interkommunale selskap/ kommunalt oppgåvefellesskap er det etablert ei ordning med valkomité. Tilsvarande ordning er ikkje fullt ut gjennomført for aksjeselskap. Valkomitear kan vera eit nyttig organ for å få fram kandidatar, og det vil vera naturleg å bruka valkomité ved val av styremedlemer til aksjeselskap. Valkomiteen har ansvar for å levera eit grunngjeve framlegg til eigarorganet om kandidatar til styret for eit selskap.

Val av styre for interkommunale selskap skjer i representantskapsmøta vanlegvis i april/mai. Aksjeselskap held sine ordinære generalforsamlingar med val, innan utgangen av juni. Val av styrerepresentantar til kommunale føretak skal som hovudregel gjennomførast på vårparten.

Der det vert utpeika vararepresentantar til styret, bør ordninga med numeriske vararepresentantar nyttast for å sikra kontinuitet og kompetanse i styret.

Godtgjersle til styret

Godtgjersle til styret i eit selskap bør vera utforma slik at det fremjar verdiskaping og verkar rimeleg ut i frå ansvar, kompetanse, tidsbruk og kompleksiteten i arbeidet. I aksjeselskapa og dei interkommunale selskapa/ kommunalt oppgåvefellesskap er det hhv. generalforsamling og representantskap som årleg tek stilling til storleiken på godtgjersla. Styregodtgjersle for kommunale føretak vert fastsett av heradsstyret.

Forventningar til styret

Styret har ansvar for at eit selskap vert forvalta i tråd med eigar sine interesser. Styret skal ta vare på den strategiske leiinga av selskapet innanfor dei rammene som er gjeve av eigar. Styret skal vera ein viktig diskusjonspartnar og støttespelar for leiinga i større saker, men må òg kunna utfordra dagleg leiar og verksemda på ein konstruktiv måte slik at det vert teke gode avgjerder. Styret må ha ei uavhengig rolle til leiinga og kontrollera leiinga på grunnlag av vedtekne målsetjingar.

Styret skal etablere følgjande rutinar:

• Fastsetja styreinstruks og instruks for dagleg leiar med særleg vekt på ei klar intern ansvars- og oppgåvefordeling.
• Gjennomføra eigenevaluering kvart år.
• Vurdera behovet for ekstern styreopplæring. Nye styremedlemar må få opplæring om ansvar, oppgåver og rollefordeling.
• Gjennomføra eigne styreseminar om roller, ansvar og oppgåver.
• Fastsetja ein årleg plan, medrekna møteplan, for arbeidet sitt med vekt på mål, strategi og gjennomføring.
• Jamleg gjennomføra gjennomgang av vedtekter og selskapsavtale for å halde desse aktuelle.
• Etablera faste rutinar for å handtera moglege habilitetskonfliktar.
• Fremja økonomiplan og årsbudsjett i samsvar med statlege og lokale føringar.
• Gjennom årsmeldinga gje ei samla oversikt av selskapet si styring og leiing.
• Senda kommunen innkalling til generalforsamling/ årsmøte seinast seks veker før møtedato.
• Registrera styremedlemmer i www.styrevervregisteret.no.

Opplæring og informasjon

Voss herad arrangerer opplæring i eigarstyring for folkevalde og styremedlemmer i kommunale selskap kvar valperiode. Dei einskilde selskapa har ansvar for supplerande opplæring i rolla som styremedlem.

Gildskap og politisk representasjon i styra

Voss herad skal vere restriktiv med å ha ordførar og varaordførar i selskap der dei også kan utgjera generalforsamlinga. Rådmann, kommunalsjefar og einingsleiarar skal som utgangspunkt ikkje kunna vere styremedlem i selskapa. Voss herad vil praktisere ei strengare ordning for ugildskap enn det forvaltningslova legg opp til. I tilfelle der politikarar som er styremedlem i verksemder som er unnateke reglande for ugildskap etter § 6,1 ledd, e i forvaltningslova, vil dei etter dette regelverket vere ugilde.