Voss heradsstyre har 43 representantar og er kommunen sitt øvste organ med det overordna ansvaret for heile kommunen si verksemd. Heradsstyret gjer vedtak på vegne av heradet.
Rådmannen har ansvar for at saker som skal handsamast i heradsstyret er forsvarleg utgreidd. I hovudsak legg rådmannen fram tilråding i saker som skal til politisk handsaming. Alle saker skal vere klarert av rådmann og ordførar i heradsstyret/ formannskapet og av utvalsleiar i utvalet før utsending.
Formannskapet legg fram tilråding til årsbudsjett og økonomiplan.
Heradsstyret held møte etter vedteken møteplan, når ordføraren finn det naudsynt eller når minst 1/3 av heradsstyrerepresentantane krev det. Ordføraren kallar heradsstyret inn til møte ved utsend innkalling og offentleg kunngjering. Innkallinga skal opplysa om tid og stad for møtet og ha ein oversikt over kva saker som skal handsamast. Innkalling og sakliste vert i hovudsak sendt ut elektronisk fredag to helger før møtet, og seinast 1 veke før møtet. Innkalling skal sendast til faste representantar, og til vararepresentantar etter trong.
Sakliste og saksutgreiingar vert lagt ut på heimesida til heradet, og på stader som heradsstyret fastset.
Representantar som har behov for særskild tilrettelegging kan etter avtale med politisk sekretariat få utskrift av møteinnkallinga. Denne inneheld informasjon om sakliste, framlegg til vedtak og sjølve saksutgreiinga. Utskrifta må for eigen kostnad hentast i servicetorget på Tinghuset.
Vervet som heradsstyrerepresentant vil seia at du er vald inn i det øvste folkevalde organet i kommunen og vervet skal prioriterast framfor dei fleste andre tillitsverv.
Den som er vald inn i heradsstyret er plikta å delta i heradsstyret sine møte med mindre representanten har lovleg forfall (jamfør kommunelova § 8-1). Gyldige forfall er sjukdom, at ein ikkje kan setje til side viktig arbeid eller andre plikter og fråvær på grunn av reise. Møte i andre fora er ikkje godkjent forfallsgrunn til heradsstyret eller til utvala, unntaket er møte i utval på høgare nivå som Fylkestinget eller Stortinget. Ein representant som ikkje kan møta, skal straks melda frå elektronisk, politisk sekretariat kallar inn vararepresentant.
Møteplikta gjeld på same måte i råd og utval som i heradsstyret.
Fjernmøte for folkevalde
I Voss herad kan folkevaldemøte haldast som fjernmøte, jf. kommunelova §11-7.
Rådmannen er til stades i heradsstyremøtet. Rådmannen har talerett og rett til å koma med framlegg. Rådmannen er ansvarleg for sekretariatsfunksjonen. Andre kan vera med i møtet når særskild lov eller føresegn gjev rett til det. Ordføraren, rådmannen eller heradsstyret kan kalla inn andre som kan gje opplysningar og utgreiingar. Desse kan ikkje delta i drøftingar.
Møte og talerett for dei kommunale råda
Innvandrarråd, Voss ungdomsråd, Voss eldreråd og Råd for menneske med nedsett funksjonsevne får møte- og talerett i heradsstyret, formannskapet og eventuelt andre politiske vedtaksorgan i saker som kjem inn under det enkelte råd sitt arbeidsområde, jf. Forskrift om medvirkingsordninger § 2 sjette ledd.
Eldrerådet, Kommunalt råd for menneske med nedsett funksjonsevne Innvandrarrådet og Ungdomsrådet får møte- og talerett i Voss heradsstyre, formannskapet og andre politiske vedtaksorgan sine møte i dei sakene som kjem inn under det enkelte råd sitt arbeidsområde. Dersom rådet ønskjer å nytta seg av møte- og taleretten skal dette avtalast med ordførar eller utvalsleiar i forkant av møtet (og seinast dagen før).
Innvandrarrådet, Eldrerådet og kommunalt råd for menneske med nedsett funksjonsevne kan stilla med ein representant, Ungdomsrådet kan stilla med to representantar. Den/ dei representanten/ane som representerer rådet får sleppa til i møtet med eit førebudd innlegg, med taletid på inntil 5 minutt i starten av sakshandsaminga til den politiske saka, men før debatten startar. Representanten får ikkje delta i sjølve debatten.
Møte- og taleretten gjeld i det utvalet/ heradsstyret som fattar det endelege vedtaket.
Ordførar eller varaordførar leiar møta. Har ein eller begge forfall, må det veljast setteordførar og settevaraordførar.
Opne eller lukka møte
Møta i heradsstyret er opne og vert sendt på kommune-tv, der det er mogleg. Heradsstyret skal lukka møtet når det ligg føre lovfesta teieplikt, eller når omsyn til personvern eller andre viktige offentlege interesser tilseier det. Personalsaker skal alltid handsamast i lukka møte. Det skal gjerast vedtak om å lukka eit møte, og vedtaket skal heimlast i lov. Folkevalde og andre som er til stades under møte som går for lukka dører, har teieplikt i samsvar med gjeldande lovreglar om teieplikt. Dersom sjølve vedtaket ikkje skal vera offentleg, skal det gjerast særskilt vedtak om dette og visast til lovheimel.
Det er ønskjeleg at formannskapet sine møte også vert sendt på kommune-tv.
Møteleiar ser til at eit lovleg minstetal av heradsstyrerepresentantane og møtande vararepresentantar er til stades, og kunngjer møtet som lovleg sett. Frå det tidspunktet og til møtet er heva kan ingen av representantane gå ut av møtesalen for kortare eller lengre tid utan løyve frå møteleiar. Representantar som kjem etter at møtet er sett, skal melda seg til møteleiar før han hen tek sete.
Er ein representant ugild i ei sak, skal ein melda til administrasjonen, som kallar inn vara. Dersom det kan reisast tvil om gildskapen, skal representanten straks melda frå til Rådmannen for å få dette avklart. Det skal gjerast vedtak med grunngjeving og heimel i lov når ein representant trer ifrå grunna ugildskap. Representanten som er ugild skal ikkje delta i drøfting eller avgjerd i saka.
Ordførar ser til at sakene vert handsama i den rekkjefølgja som er vedteken. Heradsstyret kan ta opp til realitetsavgjerd og gjera vedtak i ei sak som ikkje er på saklista dersom ikkje møteleiar eller 1/3 av heradsstyret motset seg dette.
Møteleiar refererer tittelen på saka som skal handsamast. Saksordførar legg fram saka. Møteleiar gjer merksam på dokument som er kome til i saka etter at det er gjeve tilråding. Dokument som er komne inn seinare enn 2 dagar før møtet vert ikkje teke omsyn til. Møteleiar gjev ordet fritt. Representantane får ordet i den rekkjefølgje dei ber om det. Møteleiaren avgjer rekkjefølgja dersom to ber om ordet på same tid.
I saker frå dei faste utvala som skal vedtakast i heradsstyret, skal utvalet peika ut saksordførar til kvar enkelt sak. Saksordførar presenterer saka for heradsstyret.
Det kan òg veljast saksordførar i større saker, t.d. i samband med temaplanar, der saksordførar kan fylgje saka frå den startar og fram til handsaming i heradsstyret. Det er heradsstyret som peikar ut saksordførar i slike saker. Saksordførar skal ha moglegheit til å setje seg godt inn i saka, for dermed kunne gje utvala og heradsstyret godt grunnlag for å handsama saka. Saksordførar i større saker kan delta i opne møte og slik vera eit bindeledd mellom politikarane og innbyggjarane. Saksordførar kan i prosessen koma med løypemeldingar om arbeidet med saka, og slik sikra at fleire vert involverte.
Representantane skal retta orda sine til ordføraren, ikkje til møtelyden. Representanten skal halda seg til saka, eller til den delen av saka som ordskiftet gjeld. Ordførar skal passa på at det vert gjort. Det må ikkje seiast noko krenkjande mot nokon i salen eller mot andre. Representantane må heller ikkje gje uttrykk for misnøye eller samtykke når andre har ordet. Dersom nokon bryt ordensføresegnene, kan møteleiar gje åtvaring. Dersom ikkje dette er nok, kan møteleiar nekta representanten ordet, eller la møtet røysta over om talaren skal stengjast ute frå resten av møtet.
Dersom møteleiaren vil vera med i ordskiftet ut over det som ikkje gjeld korte innlegg, skal møteleiar teikna seg på talarlista og gje frå seg møteleiinga til varaordførar når møteleiar held innlegget sitt.
I heradsstyret er det avgrensa taletid, normalt 3 min og 5 min i større saker som budsjett og økonomiplan. Ein har høve til å gje replikk, og det er rom for svarreplikk. Ein replikk skal vera svært kort, og vera eit direkte tilsvar på siste talar sitt innlegg.
Ordførar kan gjera framlegg om å avslutta ordskiftet når saka er tilstrekkeleg drøfta. Ordførar set då strek i ordskifte. Normalt vert dette annonsert, og dei som ynskjer får høve til å teikne seg på talarlista. Når strek er sett, får ingen fleire teikne seg til talarlista. Dersom ein representant kjem med nytt framlegg til vedtak etter strek i ordskiftet er sett, vil ordførar opne ordskifte for kommentarar til nytt framlegg.
Ein representant kan koma med framlegg i ei sak. Framlegget skal vera skriftleg og skal som hovudregel leverast i politikarane sin møteportal.
Når ordskiftet er slutt, tek ordføraren saka opp til røysting. Fram til røysting er avslutta, skal det ikkje vera meir ordskifte om saka og ikkje fremjast nye framlegg. Berre dei som er møtande representantar i heradsstyret og som er i salen når saka vert teken opp til røysting, har røysterett. Dei har plikt til å røysta. Ved val og tilsetjingar er det høve til å røysta blankt. Representantane kan ikkje forlata salen før røystinga er avslutta.
Er ei sak oppdelt, eller det er fleire framlegg, gjer møteleiar framlegg om rekkjefølgja i røystingane. Vert det ordskifte om røystinga, avgjer heradsstyret rekkjefølgja for framlegga som det skal røystast over.
Før endeleg røysting kan det haldast prøverøysting. Prøverøysting er ikkje bindande. Det kan opnast for punktvis røysting. Resultatet av prøverøystinga skal protokollerast. Heradsstyret kan vedta at prøverøystinga skal gjelda som endeleg røysting.
Røysting skal gjennomførast på ein av følgjande måtar som skal godkjennast av heradsstyret etter framlegg frå ordførar:
Røysteteikn
Møteleiar ber dei som er imot framlegget om å visa det med røysteteikn.
Namneopprop
Møteleiar ropar opp namna til representantane, og dei svarer ja eller nei. Røystegjevinga til kvar enkelt skal protokollerast. Namneopprop skal brukast når møteleiar bestemmer det, eller ein representant krev det og får tilslutnad frå minst ¼ av representantane. Namneopprop kan også nyttast når møteleiar eller ¼ av representantane meiner at utfallet av røystinga ikkje er klarlagt ved røysting med røysteteikn. Ved spørsmål om namneopprop i slikt høve vert det avgjort ved røysting med røysteteikn utan ordskifte. Det skal avgjerast ved loddtrekking kva namn som startar røystinga, og vidare følgjer resten i alfabetisk rekkjefølgje.
Skriftleg røysting
Skriftleg røysting kan berre nyttast ved val og tilsetjingar, og når minst ein av representantane krev det. Møteleiar nemner opp to representantar som tel opp røystene og informerer møteleiar om resultatet. Ved likt røystetal i andre saker enn val, er møteleiar si røyst avgjerande. Ved likt røystetal i val, skal saka avgjerast ved loddtrekking. Ved likt røystetal under skriftleg røysting ved tilsetjingar, vil møteleiar si røyst vera avgjerande. Møteleiar må slik gje til kjenne kva hen har røysta.
Interpellasjonar er prinsipielle spørsmål der interpellanten eller svarar kan fremja framlegg som skal takast opp til votering. Slike framlegg blir gjerne vedteke sendt til ein annan kommunal instans for utgreiing og vidare behandling. Til vanleg vil heradsstyret sende slike framlegg til formannskapet, og at formannskapet tek stilling til vidare sakshandsaming.
Ein interpellasjon vert fremja skriftleg av ein representant overfor ordføraren minst ei veke (kl. 15:00) før heradsstyret sitt møte. Det vanlege er at interpellasjonar blir sendt ut som tilleggssaker før heradsstyremøte. Interpellant og svarar får ordet to gonger kvar, taletida er avgrensa til 3 minuttar for kvart innlegg. Andre talarar kan få ordet ein gong kvar, taletida er avgrensa til 2 minuttar.
Grunngjevne spørsmål er førespurnadar som gjeld konkrete tilhøve, og skal fremjast skriftleg av ein representant overfor ordføraren innan tre kvardagar (kl. 12:00) før heradsstyremøtet. Det er vanleg at representanten får ordet for å leggje fram spørsmålet sitt, og deretter får svararen, som regel ordføraren, ordet til svar. Spørjaren får høve til tilleggsspørsmål og svararen får tilleggssvar. Taletida er avgrensa til 2 innlegg kvar à 3 minuttar. Det vert ikkje fremja framlegg i samband med grunngjevne spørsmål. Andre enn spørjar og svarar får ikkje delta i ordskiftet i samband med grunngjevne spørsmål.
Møteleiar skal syta for ro og orden i møtesalen og huset elles. Møteleiar skal syta for at talarane ikkje vert uroa. Det er ikkje tillate å uttrykkja støtte eller mishag. Vert sakshandsaminga eller møtet elles hefta grunna uro i salen eller i huset, kan tilhøyrarane visast ut. Det same gjeld dersom det vert vist framferd som er i strid med god orden. Det skal ikkje hengjast opp plakatar eller delast ut materiell til heradsstyrerepresentantane i møtet utan løyve frå møteleiaren eller heradsstyret.
Det skal førast møtebok frå heradsstyret sine møte. Ansvaret for tilfredsstillande føring ligg hjå møteleiaren. Møteboka skal innehalda:
- tid og stad for møtet
- møtande representantar og vararepresentantar
- tidspunkt for når representantar har gått frå og kome til under møtet
- framlegg lagt fram i møtet og kven dei er fremja av
- røystingar og røystetal fordelt på parti og person for framlegga
- vedtak
- avgjerder tekne undervegs om dagsorden, voteringar og andre opplysningar som er naudsynte for å vurdera om avgjerda er lovleg
- særmerknad/ protokolltilførsle frå einskildmedlemar
- møteboka vert godkjend av møteleiar og publisert i etterkant av møtet. Møteboka vert deretter endeleg godkjent av heradsstyret i neste møte
Tre eller fleire medlemar i heradsstyret kan saman fremja krav om lovlegkontroll av vedtak gjort i heradsstyret, anna folkevald organ eller administrasjonen. Frist for å fremja lovlegkontroll er tre veker etter at vedtak er gjort. Kravet skal setjast fram for det organet som fatta vedtaket. Dersom organet opprettheld vedtaket, skal saka sendast til departementet.
Følgjande kan lovlegkontrollerast (kommunelova § 27-2):
- endelege vedtak som er trefte av eit folkevalt organ eller den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen
- vedtak om eit møte skal haldast for opne eller lukka dører
- vedtak som gjeld spørsmål om gildskap
Følgjande kan ikkje lovlegkontrollerast:
- andre prosessleiande avgjerder enn dei som er omtalte i fyrste ledd bokstav b. og c.
- vedtak om tilsetjing, oppseiing eller avskjed
- spørsmål om eit vedtak er i strid med lover og reglar om offentlege innkjøp.
Formannskapet kan avslå framlegg om å ta oppatt ei sak som er lovleg vedteken av heradsstyret når det vert fremja før det er gått tre månader etter at vedtaket vart gjort. Dette gjeld ikkje krav om ny handsaming som er fremja av Statsforvaltaren eller eit departement.
Heradsstyret kan oppretta ein komité når det er ynskjeleg med utgreiing av eit spesielt saksområde. Medlemar til komitéen skal veljast mellom heradsstyrerepresentantar og vararepresentantar. Heradsstyret fastset mandat for arbeidet. Komitéen skal gje tilråding direkte til heradsstyret. Rådmannen syter for sekretariat.
Temamøte kan nyttast når heradsstyret ønsker ein brei debatt om eit interesseområde eller fagområde. Ordførar, møteleiar, ei gruppe eller andre som heradsstyret utpeikar, skal til vanleg oppsummera resultatet av temamøtet i neste møte.
Høyringar kan vera opne for alle, eller avgrensa til bestemte grupper, lag eller organisasjonar som heradsstyret ønsker å høyre.
Heradsstyre kan på eige initiativ ta opp og vedta uttalar.
Dette reglementet gjeld for alle andre utval så langt det høver.